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Comment insuffler énergie et créativité à vos réunions à distance ?

Avec la crise du CORONAVIRUS, nous sommes amenés à travailler à distance.  Malgré le fait que nous soyons loin les uns des autres, le besoin de contact entre les membres d’une équipe persiste. Pour pallier cet éloignement géographique, les réunions à distance s’imposent.  La plupart des entreprises ont adopté ce mode de réunion innovant. La technologie permet en effet de se connecter de partout pour assister à une réunion. Philippe Brasseur, Formateur, enseignant, consultant en créativité, nous conseille à travers ce podcast afin que nos réunions virtuelles aient toutes les chances d'être aussi efficaces qu'une réunion classique.  Une bonne raison de positiver pendant le confinement !

La réunion à distance, est-ce vraiment pour tout le monde ?

La période que nous vivons est très compliquée et nous avons besoin de nous rencontrer, entre amis et collègues, pour faire le point, nous poser des questions, et être créatifs face à cette crise. Même ceux qui travaillent seuls d’habitude ont besoin de se " voir ", à distance, pour partager leurs ressentis, leurs questionnements, leurs idées avec leurs collègues.

Comment donner de l’énergie positive aux participants ?

"C’est un objectif essentiel et primordial de ces réunions. Les personnes qui travaillent confinées ont beaucoup de raisons d’avoir le moral en berne. Le rôle de l’animateur est donc d’abord de donner de l’énergie positive, et d’incarner lui-même ce qu’il essaie d’insuffler chez les autres : calme, écoute, volonté d’aller de l’avant malgré l’incertitude et méthode. Comme me disait un haut dirigeant, plus c’est la merde, plus vous devez être calme." nous explique Philippe Brasseur.

C’est un nouveau média ?

"Oui et non. J’étais en réunion avec une coach qui habite Dubai il y a quelques jours ; elle me dit que dans ce pays, loin de tout, la plupart des réunions se font à distance depuis des années. Pour vous et moi, nous avions l’habitude de faire des réunions en skype à deux personnes généralement.

Ce qui est nouveau, c’est le nombre de personnes concernées (cela peut aller jusqu’à 20, 50, 100 personnes ou plus) ; la fréquence (j’ai pour l’instant souvent entre 2 et 4 réunions à distance par jour) ; et gros avantage, la possibilité d’organiser des sous-groupes, ce qui peu importe le nombre, permet aux gens d’échanger dans une vraie proximité."

L'importance de détendre l’atmosphère dès le départ...

Beaucoup de gens ont des a priori sur ce type de rencontre. Ils les assimilent à quelque chose de froid, d’artificiel. Il importe de les mettre très vite à l’aise, et dans les 5 premières minutes qu’ils aient l’occasion de parler à quelqu’un " en vrai ", de faire entendre leur voix.

Et puis, chacun arrive avec ses émotions, et pour l’instant elles sont fortes : stress, énervement, fatigue... Il importe que la personne soit entendue à ce propos, et qu’elle se sente bienvenue " telle qu’elle est " à ce moment-là.

On peut aussi demander aux participants d’apporter des objets…

"J’aime bien varier les moyens, et en particulier d’utiliser ce que permet ce média : l’image !!! On peut donc par exemple dessiner sa météo sur un post-it et le montrer à l’écran ; ou l’autre jour, j’ai demandé à chacun d’apporter un objet qu’il aime bien. Et après qu’ils aient montré chacun leur objet à l’écran, j’ai proposé que, par groupes de deux, ils échangent sur " En quoi cet objet représente-t-il une qualité qui s’est développée en moi, à la faveur de cette crise ? ". Cela a créé un très beau moment de partage en début de réunion, et chacun a pu entrer dans le sujet du jour en capitalisant sur quelque chose de positif."

Est-ce qu'on fait des pauses régulières ? Comment on se remet dans l’énergie ?

Les notions de durée et de rythme revêtent une importance spécifique pour les réunions à distance.

D’une part, parce que l’on constate que la capacité d’attention des participants est moindre : autour de nous, il y a plus de stimuli qui nous " sortent " de la réunion (le chat qui passe, la plante verte à côté qui a besoin d’être arrosée,… Bref, tout l’environnement immédiat qui a priori n’est pas en lien avec le sujet), et il y a moins de stimuli pour nous aider à rester en lien (croisements de regards, interpellations, paraverbal des participants et de l’animateur, etc). D’autre part, parce qu’il semblerait que les pauses techniques soient plus souvent nécessaires à distance : prendre un café, fermer une fenêtre, aller chercher un pull, aller aux toilettes. 

"C’est fatigant de rester assis derrière un écran. Personnellement je fais des pauses de 10 minutes toutes les 50 minutes. Et à chaque reprise, on fait ce qu’on appelle un " energizer " : on se met en mouvement de manière un peu rigolote...

Par exemple chacun mime son sport favori, et les autres doivent le deviner. Ou bien on se positionne plus ou moins près de l’écran selon son niveau d’énergie : tout près si on est au top, ou super loin si on décroche. C’est un bon indicateur pour celui qui anime !"

Important de bien préparer la réunion en amont ?

"A mes yeux c’est essentiel. Selon l’objectif que m’a fixé le client, je vais proposer un timing minuté, très rythmé, qui alterne des moments de réflexion personnelle, de partage en sous- groupes, d’apport d’information, des pauses énergisantes, des anecdotes en lien avec le sujet, un témoignage etc."

Est-ce qu'il est important de bien choisir ses outils ?

"Oui, il n’y a pas UNE bonne manière d’organiser une telle réunion. Les moyens doivent être au service des objectifs. La question de l’organisateur ne doit pas être " qu’ai-je envie de leur dire " mais plutôt :

  • Comment est-ce que j’aimerais qu’ils se sentent ?
  • Avec quoi est-ce que j’aimerais qu’ils repartent ?
  • Comment faire pour qu’ils comprennent et mémorisent les idées-clés ?
  • Quelle expérience ai-je envie de leur faire vivre ?
  • Et moi qui organise la réunion, qu’ai-je envie de vivre, de découvrir, d’apprendre ?"

Choisir les bons outils...

Pour organiser la réunion, il faut tout d'abord choisir l'outil le plus pertinent et adapté à la situation :  

  • La web conférence : La web conférence est un service en ligne qui vous permet d’organiser des réunions en direct, des conférences, des présentations et des formations via Internet. C’est un peu LA formule de référence. Souvent, un lien url est transmis aux participants en amont et, à l’heure prévue de la réunion, ils n’ont plus qu’à le suivre pour pouvoir se connecter à une plateforme en ligne et rejoindre la réunion. Ce format de réunion est idéal lorsqu’il est nécessaire d’avoir un partage d’écran. Tous les participants peuvent se voir, suivre une présentation, échanger. Des logiciels ont été pensés spécialement pour permettre ces réunions à distance, à la différence des simples appels de groupe : zoom, Microsoft Teams (deux des services de chat vidéo les plus populaires).

 

  • L’appel de groupe : cette forme de réunion à distance est simple à organiser et ne nécessite pas de matériel particulier ni de serveur externe. Vous pouvez choisir entre un appel vidéo ou audio.  Mais il faut noter tout de même que pour une efficacité optimale, le nombre de participants doit rester relativement restreint… Sinon, gare à la cacophonie ! Selon les besoins et la qualité de la connexion, on peut choisir ou non l’option vidéo. De nombreuses plateformes gratuites proposent cette fonctionnalité, la plus connue étant Skype. Mais il est aussi possible de converser sur Whatsapp : dans ce cas-là, préférez l’audio !

 

Est-ce qu’on peut parfois se permettre des " des private joke " ?

"On peut s’envoyer des messages écrits d’un participant à l’autre, sans que les autres le voient. Je l’ai fait l’autre jour, où je co-animais une réunion importante avec quelqu’un d’autre. C’est très utile pour s’ajuster à ce qui se vit dans l’instant. Et je recommande d’ailleurs cette formule de co-animation, c’est très riche."

Comment déstresser les novices ?

Ne pas négliger le côté agréable ...

Ce conseil est particulièrement important en période de COVID-19. Comme de nombreuses personnes restent isolées toute la journée en télétravaillant, une réunion en ligne constitue un moment important de contact social. N'hésitez pas à demander à chacun comment il va. Une petite blague de temps à autre est aussi la bienvenue. "

"Personnellement je leur dis que comme eux, je préférerais de loin une réunion en " live ". Et que malgré la barrière technologique, c’est une belle manière d’être créatif, et d’avancer malgré les difficultés. Je leur donne aussi très vite le mode d’emploi de l’outil, on essaie ensemble quelques fonctions, dans la bonne humeur, et le stress passe très vite."

Comment on choisit son lieu ou on le rend créatif aussi en soi ?

"Il y en a qui ne choisissent pas. J’étais avec une chef d’entreprise l’autre jour et la pauvre, la seule pièce où elle avait le calme ET un internet correct était sa buanderie. Sinon, ce n’est pas anodin de choisir l’arrière-plan devant lequel on place notre caméra. Car dans l’image tout fait sens. Est-ce que je choisis un mur blanc, une bibliothèque, un tableau, un bout de fenêtre avec jardin ? Quelle image aimerais-je associer à ma personne, et quel sentiment cela va créer chez mes interlocuteurs ? Est-ce que je me tiens assis, debout ? Vais-je m’habiller en blanc, en noir, en couleurs ? A éviter en tout cas, les contre-jour"

Est-ce bien d’avoir des notes sous les yeux ?

"En tout cas, lire un texte préparé à l’avance, c’est le meilleur moyen de perdre son public.  Si on a un contenu à faire passer, on peut s’appuyer sur des notes, un plan si on veut, mais le
dire avec naturel. Et éviter le powerpoint car à distance, votre powerpoint va occuper la majeure partie de l’écran, et vous perdrez le contact visuel avec votre auditoire."

Comment rester concentré et adopter un comportement approprié, c’est-à-dire un comportement qui favorise des échanges efficaces et agréables jusqu’au bout ?

"La clé c’est le rythme. S’il y a des moments de transmission d’information, les faire courts et efficaces. Et privilégier les temps d’échanges, variés eux aussi : à deux, à quatre, en deux sous-groupes, en groupe entier... On peut aussi inviter les participants à répondre à une question dans l’espace de conversation (de " chat "). C’est pratique et rapide,n et on peut s’appuyer dessus pour rebondir. En plus les réunions peuvent être enregistrées, y compris ces conversations écrites, et vous pouvez vous en servir pour le compte-rendu."

Doit-on respecter le temps de parole des autres participants et comment ?

"Quand j’organise des échanges en sous-groupes je donne toujours le temps total (par ex. 9 minutes à 3 personnes) et je leur demande de nommer parmi eux un " gardien du temps ", qui partagera la parole entre eux 3.

Il est tout aussi primordial de respecter les temps de début et de fin prévus pour la réunion. Souvent les participants ont négocié avec leur conjoint et leurs enfants un temps où il fallait les laisser en paix, sans les déranger, mais ils le feront d’autant plus volontiers que cet engagement est respecté."

Et "l’après réunion ", comment on débriefe ?

"Comme c’est nouveau pour beaucoup de gens, j’invite souvent à debriefer sur le fond et sur la forme.  Sur le fond, on peut demander à chacun avec quoi il repart d’essentiel ; et ce qu’il va faire de concret pour donner suite à cette réunion.  Et sur la forme, je vérifie comment chacun a vécu cette forme de réunion " différente ", en positif comme en négatif. C’est toujours riche d’enseignements.

Philippe Brasseur

Ancien créatif publicitaire, organisateur d’événements et rédacteur en chef de magazines jeunesse, Philippe Brasseur se passionne depuis toujours pour le texte et l’image. En 2000, il quitte la maison d’édition qui l’emploie pour devenir créateur indépendant : il a écrit depuis 9 livres dont 6 sur la créativité, ainsi que des livres pour enfants. Il est également illustrateur, peintre et " sketchnoteur ".

Formateur, conférencier, consultant, il réveille depuis 2002 la " souplesse mentale " dans les mondes de l’entreprise (il est expert APM et GERME), de l’éducation (pour lui, la créativité est au cœur de tout apprentissage) et auprès des particuliers (il coache des auteurs et des consultants dans leur processus créatif).

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