Week-end Première

Travail : comment organiser des réunions en vidéo conférence efficaces ?

Le télétravail est devenu la norme pour beaucoup d’entre nous. Et avec lui, les réunions en vidéos conférences ? Comment faire pour gérer des réunions virtuelles efficacement. Quelques réponses avec Olivier Sibony

Qu’est-ce qu’une bonne réunion en vidéoconférence ?

  1. Une bonne réunion en ligne, c’est une réunion qui a un objectif précis. On doit avoir un ordre du jour et des points de décisions précis. Ce n’est sûrement pas une réunion pour se dire : "faisons le point sur le projet machin."
  2. La durée idéale d’une réunion en ligne, c’est une trentaine de minutes. Au-delà, ça devient compliqué de garder l’attention des participants.
  3. Une autre question importante à se poser : qui doit participer à la réunion ? Pour être efficace, il faut essayer de limiter le nombre de participants. En vidéo conférence, on est toujours tenté de rajouter de participants à 7 à 8 participants est un maximum. Au-delà, c’est difficilement gérable. Le temps de parole de chacun est d’autant plus réduit.

Si on est participant, peut-on se préparer ?

Bien sûr, s’il y a des éléments d’informations, des documents qui serviront la réunion, on les partage avant. Ces documents doivent être lus par tout le monde. Sans quoi, la réunion va s’éterniser.

Les bonnes pratiques et les avantages d’une réunion en vidéo conférence

Un point essentiel dans ce genre de réunion est de s’assurer que tout le monde a le temps de s’exprimer.

Si les réunions en vidéo conférence peuvent être fatigantes pour certains, elles ont cependant des avantages :

  • Il n’y a pas de bonne ou mauvaise place comme ça peut être le cas dans une salle de réunion. On est tous égaux.
  • Une réunion virtuelle offre un avantage pour les personnes plus introverties. L’animateur peut leur donner la parole facilement. Ils peuvent également intervenir via le chat
  • L’avantage d’une réunion en ligne, c’est qu’elle permet de mieux canaliser les participants qui ont tendance à monopoliser la parole.

 

 

Quelques points à ne pas oublier

La durée de vigilance en vidéo call est assez courte. De manière générale, il faut essayer d’aller plus vite dans une réunion virtuelle que dans une réunion physique.

Gérer l’informel. Une réunion virtuelle est souvent plus intense. Il n’y a pas de temps de préparation, pas de temps pour discuter avec les collègues. C’est difficile pour certains mais vous pouvez programmer des réunions " café " juste pour discuter de tout et de n’importe quoi avec les collègues.

 

Bonne réunion

 

Newsletter La Première

Recevez chaque vendredi matin un condensé d'info, de culture et d'impertinence.

OK