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Confinement : comment réussir vos réunions à distance ?

Loin de vos collèges et pourtant si proche ! Comment réussir vos réunions à distance de manière optimale ? En cette période d’épidémie de coronavirus, vous vous posez pas mal de questions : comment échanger autour du projet en cours avec les équipes ? Comment travailler ensemble sans se voir à la machine à café ? Une solution : la réunion à distance. Comment procéder ? Quelques réponses avec Jean-Olivier Collinet de Jobyourself

Choisissez les bons outils

Il existe beaucoup de solutions de vidéo conférences. A citer :

ZOOM

Il s’agit d’une solution plutôt stable. Elle est gratuite pour des réunions de 40 minutes maximum. Si vous voulez mener des réunions plus longues, vous devrez passer à une formule d’abonnement.

L’avantage de zoom est que vous pouvez accueillir beaucoup de participants en même temps mais aussi partager votre écran.

https://zoom.us/

TEAMS

Il s’agit d’une solution qui est intégrée à la suite Office de Microsoft. Ergonomiquement, elle permet d’accueillir 4 participants différents. Plus devient laborieux. Cette solution dispose de différentes fonctionnalités : calendrier, chat…

https://products.office.com/fr-be/microsoft-teams/group-chat-software?market=be

 

WEBERY

Ce logiciel utilise les mêmes principes que TEAMS. La version de base est gratuite mais on ne peut être que 4 participants simultanément.

Bien préparer vos réunions

Faire des réunions à distance est parfois compliqué pour certains d’entre nous parce que nous ne maîtrisons pas le contexte.

  • Trouvez un lieu où vous vous sentez bien
  • Vérifiez si la connexion internet est correcte à cet endroit
  • Placez-vous de façon à ce que la lumière soit agréable. Sinon, vous aurez l’air d’un zombie ;)
  • Et en ces temps chahutés, lâchez prise. Ne stressez pas si vos enfants ou votre conjoint ne sont pas loin. Actuellement, nous sommes tous dans le même cas.

Cadrer vos réunions

Essayez de respecter quelques principes simples :

  • Définissez préalablement un ordre du jour.
  • Dans des réunions "virtuelles", il est vraiment intéressant de désigner un animateur de réunion qui va suivre l’ordre du jour et passer la parole aux différents intervenants.
  • L’animateur doit définir un ordre de prise de parole. Il va aussi définir un temps de parole à chacun. Si vous avez prévu une réunion de 45 minutes, l’animateur donnera 10 minutes par personne et laissera chaque personne s’exprimer individuellement mais à tour de rôle. Sans quoi, ça devient de la cacophonie.
  • En fin de réunion, faites un récapitulatif et mettez-vous d’accord sur les décisions à prendre.

Penser aux documents de la réunion

C’est un point encore plus essentiel que dans le cas d’une réunion physique :

  • Envoyez les documents sur votre cloud ou par mail.
  • Mettez un ordre dans vos documents
  • Donnez des noms explicites à vos documents pour faciliter la tâche à vos collègues
  • Comme cela, vous suivez l’ordre des documents en fonction de l’ordre du jour de la réunion.

Respecter le rôle de l’animateur de la réunion

Il faut que les participants acceptent l’autorité d’un animateur de réunion qui passe la parole de l’un à l’autre.

En fait, l’animateur ne doit pas être un manager. Idéalement, il devrait être différent à chaque réunion. Ainsi, on comprend le rôle de l’animateur et on le respecte.

Il est aussi important de respecter quelques règles de savoir être :

 

  • Se présenter en début de réunion
  • Expliquer les attentes
  • Respecter le temps de parole de chacun

Gérer l’après-réunion

Afin de ne rien oublier, il faut laisser une trace écrite. Prévoyez un résumé des points abordés pendant la réunion et des décisions prises. En effet, en virtuel, vous n’avez pas la possibilité de débriefer devant la machine à café, comme on le fait au bureau.

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