Comment mieux gérer le flux de mails qui nous envahit?

Comment gérer ses mails ?
Comment gérer ses mails ? - © Pixabay

Bien gérer ses emails permet d'avoir un bon suivi des dossiers, de retrouver plus facilement les documents et d'éviter de perdre des informations utiles. François Vandervelde, qui anime le blog Men In Blog nous donne des trucs et astuces pour gérer la quantité invraisemblable de mails que nous recevons chaque jour.

C'est d'autant plus important que l'empreinte énergétique de tous ces messages n'est pas négligeable. On parle de 20 grammes de CO2 par email envoyé et stocké, chiffre qui peut augmenter selon la longueur, les pièces jointes, le temps de stockage... Limiter ses emails, en supprimer, ces petits gestes pour la planète peuvent faire la différence à l'échelle mondiale.

 

Corbeille et drapeau rouge

François Vandervelde nous conseille de penser à vider notre boîte mail au quotidien. Il s'agit de faire un premier tri dès qu'on ouvre sa boîte :

  • supprimer d'emblée les newsletters et promotions qui ne nous intéressent pas
  • répondre directement aux mails qui demandent une réponse courte
  • classer les emails qui restent, dans des dossiers créés par thématiques ou par priorité.

Sur Outlook, un clic droit sur le drapeau rouge permet de choisir une date butoir pour le traitement du mail et même d'ajouter un rappel qui s'ouvrira le jour dit.  Sur Gmail, il existe aussi un système de libellé, de tag qui permet de dater les réponses à donner.

Pour faire un tri par priorité, on peut aussi suivre le principe des 4D, qui sont en anglais :

  • do it now - à faire maintenant
  • do it later - à faire plus tard
  • delegate - déléguer
  • delete - supprimer

 

Une aide au nettoyage

Les emails inutiles ne font que noyer l'information parmi tous les emails et sont pour la plupart à supprimer : newsletters, publicités, et autres promotions. Mais nous faisons rarement la démarche de nous désinscrire.

Il existe sur internet des petites plateformes qui peuvent nous aider, comme Clean Fox par exemple. Le programme va lire tous vos emails et les répertorier selon des catégories, par expéditeur ou par objet par exemple. Il va vous proposer 3 solutions :

  • soit vous voulez conserver votre abonnement à la newsletter car vous avez un intérêt à la lire et vous souhaitez conserver tous les emails reçus.
  • soit vous restez abonné mais vous supprimez les anciens emails puisqu'ils sont périmés.
  • soit vous voulez supprimer les anciens emails mais aussi l'abonnement à la newsletter. Le programme va se charger de la démarche que vous auriez pu faire vous même mais n'en preniez pas le temps.

Faire appel à ce programme tous les 6 mois par exemple permet de nettoyer la boîte mail de toute cette accumulation d'informations sans intérêt. Il ne reste plus que les emails qui ont de l'importance pour nous, ce qui nous fait gagner du temps !

 

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