5 astuces pour gagner du temps au travail

5 astuces pour gagner du temps au travail
5 astuces pour gagner du temps au travail - © Ljupco Smokovski - Ljupco Smokovski - Fotolia

Réunions à gogo, mails qui s’accumulent, temps de midi passé devant son ordi, nous courrons tous après le temps et particulièrement au travail. Comment lutter contre un des syndromes de notre époque ? Jean-Olivier Collinet a lu le livre " La 25ème heure ", un livre qui condense les conseils de 200 " startuppeurs " et a relevé 5 astuces utiles dans Tendances Première.

 

1. Apprendre à dire non

C’est un phénomène très populaire et auquel nous tous sommes quotidiennement confronté. Nous acceptons des tâches alors que nous n’avons pas le temps de les réaliser et celles-ci s’accumulent à notre liste sans fin. On accepte la plupart du temps par peur de vexer l’autre or pour gagner du temps il faut apprendre à se protéger et décliner certaines invitations à plus de travail. Apprendre à dire non au travail permet aussi d’augmenter son estime de soi. En effet lorsqu’on accepte tout, on ne peut pas se donner à 100% dans chaque chose, on finit la plupart du temps frustré de notre travail et par la perte de temps qu’on y a consacré.

2. Suis-je indispensable ?

Une question cruciale et qui nous fera gagner du temps surtout pour les réunions. Selon les auteurs du livre il faudrait refuser pas moins de 20% des réunions que l’on nous propose, comment ?

En se posant une question très simple: si j’étais malade, devrait-on replanifier ou pas ? Si la réponse est non, cela signifie que vous n’êtes pas indispensable et que vous pouvez gagner du temps. Bien que le fait de ne pas sentir indispensable puisse être perçu négativement, il faut au contraire l’accepter positivement et se servir de ces rares instants où l’on peut se passer de vous. Tout est une question de perception.

3. Se libérer de l’infobésité

Optimiser sa journée au travail c’est aussi apprendre à se déconnecter et à s’éloigner de son smartphone. Nous sommes chaque jour bombardés de notifications en tout genre, la plupart du temps elles sont inutiles ou inappropriées mais nous consacrons malgré tout du temps à les lire au point d'en faire une indigestion et de ne plus arriver à différencier les degrés d’importance. Une des astuces c’est donc de mettre des applications sur son téléphone pour consulter ces notifications au moment adéquat. Jean-Olivier Collinet  recommande l’application Freedom qui bloque les notifications inutiles et vous permet de ne pas être distrait constamment.

4. Gérer ses mails

Consulter sa boîte mails en permanence est un des gestes par excellence qui fait perde énormément de temps. A nouveau, il faut se déculpabiliser de ne pas toujours être dans la mesure de répondre dans l’immédiat à tout le monde et classer ses priorités. Le conseil : consulter sa boîte mail uniquement trois fois par jour et à des heures fixes, à 10h ,14 h, 18h par exemple. Oublier également les mails qui datent de plus de 48 heures et concentrez-vous sur l’essentiel.

5. Privilégier des réunions efficaces

Des règles simples permettent d’éviter de passer sa journée en réunion : comme par exemple ne pas proposer de la nourriture en réunion qui va pousser au grignotage et à la distraction. Ne prévoyez pas de réunion de plus de 30 minutes, passée la demi-heure, la concentration ne sera plus au rendez-vous. Évitez d’être plus de 6 en réunion, au-delà de ce nombre, l’implication de chacun sera moindre et la réunion moins efficace.

Enfin un principe simple à garder en tête est proposé par les 200 "startupeurs": la métaphore de la jarre, du sable, des petits et des gros cailloux. Au lieu de passer votre journée à remplir votre jarre de grains de sable, remplissez-la en priorité par les gros cailloux. En résumé il vaut mieux se concentrer sur quelques objectifs réalisables et clairs au lieu de vouloir faire plusieurs petites choses insignifiantes en même temps.

 

Réécoutez tous les conseils de Jean-Olivier Collinet dans Tendances Première

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