La réunionite aiguë: un mal coûteux pour les entreprises

La salle de réunion: temple du gaspillage de temps et d'énergie
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La salle de réunion: temple du gaspillage de temps et d'énergie - © Tvn

La réunionite aiguë est un mal chronique de nos entreprises qui devrait leur faire perdre, en 2019, 540 milliards d’euros en réunions inutiles. L’application Doodle qui sert à planifier entre autres les réunions en entreprise a commandé une étude qui a analysé les données de plus de 19 millions de réunions et mené des entretiens avec plus de 6500 professionnels dans 4 pays européens (mais pas en Belgique). Et il en ressort que, selon la moitié des personnes interrogées, une réunion sur 4 ne servirait à rien. Mal ciblée, mal préparée, trop longue ou aux objectifs trop vagues, beaucoup de ces séances sont nuisibles à la productivité. L’étude montre ainsi que chaque semaine, les professionnels passeront trois heures dans des réunions dont deux heures inutiles. Ce qui correspondra en 2019 à plus de 541 milliards de dollars de perte de ressources. Au total, 24 milliards d’heures seront perdues l’an prochain à cause de réunions inutiles. Plus d’un tiers des professionnels (37%) considèrent que les réunions inutiles sont ce qui coûte le plus à leur organisation. Et dernier enseignement de l’étude: 76% des professionnels préfèrent les réunions en face à face aux appels ou aux conversations vidéo.

Pas d’improvisation

Philippe Leman, patron de l’agence Pilgrim, spécialiste de la gestion de réunion donne quelques conseils : « Il faut d’abord bien préparer la réunion avec un agenda et un ordre du jour très clairs. Il faut penser à faire parvenir les documents utiles au moins 24 heures à l’avance. Découvrir un monceau de papier au début d’une réunion la conduit immanquablement à la confusion et à un manque de transparence. Il faut aussi identifier clairement les participants utiles. Trop de ces séances mobilisent inutilement du personnel qui ne devrait pas s’y trouver. Et puis il y a la question du timing. On commence même si tout le monde n’est pas là et on désigne un » gardien « du temps qui veille au respect des délais et à la répartition équilibrée des temps d’intervention. Enfin, si les personnes clés, qui sont indispensable à la décision, sont absentes, on peut annuler et/ou reporter purement et simplement une réunion. Ce sont des choix peut-être drastiques mais qui à la longue finiront par être payant. Bref, on organise et on n’improvise pas… ».

Trucs et astuces

Certains ont d’ailleurs trouvé des trucs pour lutter contre la réunionite. Les Français en sont sans doute les champions du monde avec 4h30 de réunion par semaine et pourtant la majorité d’entre eux estime que la moitié de ces séances sont inutiles ou improductives. Et c’est peut-être ce qui explique que c’est un Français qui a inventé le «klaxoon»: un système d’avertissement sonore qui indique à chaque participant le moment où il doit intervenir. Pas moyen de dormir en douce derrière son écran… Autre astuce : le réuniomètre, une application qui selon les paramètres que vous y entrez calcule en temps réel le coût de votre réunion.

Mais c’est plus encore dans la culture d’entreprise qu’il faut sans doute chercher des solutions à un mal qui semble être devenu chronique.