Votre patron peut-il contrôler votre messagerie électronique?

Les récents articles sur le contrôle supposé des mails de ses collaborateurs par Joëlle Milquet (re) pose la question de la légalité de ce contrôle. Et du droit d’accéder aux données professionnelles et personnelles des travailleurs. Voici plus d’un an, la Cour européenne des droits de l’Homme a partiellement répondu à ces questions mais, au-delà des grands principes, chaque pays a conçu sa propre réglementation. Par la jurisprudence, par la loi ou, comme en Belgique, par une convention collective de travail qui régit la question.

Un arrêt de la cour européenne qui tente de préciser les choses

Dans son arrêt du 12 janvier 2016, la cour européenne des droits de l’Homme reconnaît que même sur son lieu de travail, l’être humain bénéficie d’un droit au respect de sa vie privée. Elle estime pourtant que le contrôle des emails par un employeur peut être légitime. Dans ce cas précis, l’employeur avait clairement informé son employé que "le matériel professionnel" mis à sa disposition (ordinateur, téléphone…) ne pouvait servir qu’à un usage professionnel.

Pour la Cour, l’employeur a donc agi dans le cadre normal de l’exercice de ses prérogatives hiérarchiques. On ne peut y voir une violation des droits de l’Homme.

Et puis tout se complique…

L’affaire est donc entendue? Pas vraiment. Pour Etienne Wéry, avocat spécialisé dans le droit des technologies, la Cour Européenne place à égalité deux valeurs également respectables : le droit de surveillance qui découle de l’autorité du patron sur son personnel et le droit du travailleur à conserver une partie de vie privée au bureau. Mais au-delà de ces deux principes généraux, c’est à chaque pays de les mettre en pratique.

Les pays à tradition libérale comme la France estiment que tout ce qui est échangé à partir d’un matériel professionnel est présumé professionnel. Une position favorable à l’entreprise plutôt qu’à l’employé. Avec toutefois des limites, comme l’interdiction de consulter des informations indiquées comme privées, l’interdiction de chercher autre chose que ce que l’entreprise prétend chercher ou encore la disproportion des recherches par rapport au but poursuivi.

La convention collective 81

En Belgique le législateur a décidé de laisser les partenaires sociaux régler la question sous la forme de la convention collective de travail: la CCT 81. Cette fois l’orientation est totalement différente, explique Etienne Wéry: "Pour un employeur, surtout s’il dirige une PME, il est très compliqué de pratiquer un contrôle tant la législation protège le travailleur".

En théorie, dans le cadre de son contrôle d’une messagerie, l’employeur doit observer les trois principes que sont la finalité, la proportionnalité et la transparence. Dans la pratique, la jurisprudence belge varie pourtant "selon la couleur du juge du tribunal". Des juges qui feraient de la résistance face à une convention collective 81 qu’ils n’apprécient guère.

Quand un employeur belge peut-il surveiller la messagerie de son personnel ?

Selon la Commission de la protection de la vie privée, l’employeur peut contrôler la messagerie électronique et les sites internet visités par ses travailleurs sur le lieu de travail dans certains cas seulement. Par exemple en cas d’absence du travailleur, pour assurer la continuité de l’activité. Ou s’il existe une suspicion de non-respect du contrat de travail.

L’employeur devra cependant contrôler en priorité les métadonnées comme la fréquence d’envoi des e-mails, et non le contenu des e-mails.

La Commission de la protection de la vie privée recommande à l’employeur d’entendre le travailleur avant de prendre une décision, de nommer une personne chargée du contrôle des données dans l’entreprise, ou encore de séparer les messageries électroniques professionnelle et privée.

Ce qu’il faut retenir

-Il n’y a pas d’interdiction complète pour un patron de récolter des données de votre messagerie professionnelle. Mais il doit le fait de manière raisonnable. Le contrôle doit être limité et proportionné.

-Selon la CPVP, Un employeur peut bloquer la messagerie professionnelle d’un de ses employés. Car bloquer une messagerie ne constitue pas un traitement de données à caractère personnel.

-Un employé licencié peut demander à reprendre ses mails/contacts personnels avant de quitter l’entreprise. Il est recommandé de régler le sort de la messagerie électronique avant le départ du travailleur. En cas de conflit, la présence d’une personne de confiance (conseiller en prévention) sera utile.

-Il est recommandé, lors du départ d’un employé, de ne supprimer définitivement sa messagerie qu’après un délai raisonnable estimé à un mois.

-En revanche, un employeur ne devrait pas transférer automatiquement les courriers entrants d’un travailleur absent, car ce dernier n’a aucune maîtrise sur les courriers électroniques entrants (par exemple un mail annonçant le déplacement d’un rendez-vous médical,…).

-Enfin, le plus prudent, pour une entreprise, est d’élaborer une politique de contrôle figurant dans le règlement de travail. Pour que la situation soit claire pour tout le monde.

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