L'"infobésité" menace la productivité au boulot

Les mails: une perte de temps au travail
Les mails: une perte de temps au travail - © NICHOLAS KAMM - Belga

Les personnes qui travaillent dans un bureau passeraient un quart de leur temps de travail à lire, écrire et trier leurs e-mails. Un étouffement contre lequel il existe des solutions.

Les e-mails dévoreurs de temps

Le constat dressé par le cabinet de consultance McKinsey confirme une série d'études produites ces dernières années, qui affirment que les boîtes mails sont une menace pour la productivité au bureau. Mais il faut nuancer : s’il est vrai que le temps passé à gérer tous ces courriels n'est pas consacré à d’autres tâches, nombre d’entre eux sont utiles voire même indispensables.

Pour le directeur d’une société spécialisée dans la formation et le coaching (Foster & Little), Jean-Louis Festeraerts, "la plupart des managers passent 30% de leur temps à de réelles activités "manageriales" comme la prise de décisions. Ce qui signifie que 70% de leur temps est consacré à autre chose, comme la gestion des mails qui prend une place très, voire trop importante". 

Comment y consacrer moins de temps ?

Jean-Louis Festeraerts explique qu’il existe des formations sur la manière de gérer ses e-mails, avec des conseils de base tels que l’installation de filtres pour que les mails polluants chroniques tombent immédiatement dans la poubelle. Il ne faut pas avoir systématiquement le regard sur sa boite mails, ni réagir à chaque nouvelle réception. Il faut également s’imposer une certaine rigueur comme ne les lire que toutes les trois ou quatre heures; ou encore il faut instaurer une politique d’entreprise qui interdit par exemple l’envoi de mails à toute la société alors que cela ne se justifie pas.

L'existence ou pas d'une politique en la matière est étroitement liée à la culture de l'entreprise, plus qu'à sa taille. Le caractère des individus joue également un rôle essentiel : certains préfèrent le mail au contact direct qu’il  n’apprécient pas forcément.  La formation est donc essentielle.

Analyse et propositions du service "bonheur" du SPF sécurité sociale

Au service public fédéral sécurité sociale, il existe un service nommé "bonheur". Sa directrice, Laurence Vanhee, explique que d’une personne à l’autre, les contacts intra-professionnels peuvent être totalement différents : "les personnes extraverties vont préférer se déplacer ou prendre le téléphone pour un contact avec un collègue, alors que les personnes introverties vont plutôt se réfugier vers l’écrit pour communiquer avec une sorte de protection", explique-t-elle. L’efficacité de la méthode dépend essentiellement du sujet et du nombre de personnes concernées. "Voilà pourquoi il est intéressant de privilégier l’intranet au sein d’une entreprise.  Celui-ci pousse une information vers tous les collaborateurs en même temps. Les plateformes collaboratives où chacun peut interagir à son rythme au sujet de l’information en question, sont également à privilégier".

Privilégier les outils collaboratifs aux mails

Le courrier électronique a connu une croissance exponentielle ces vingt dernières années. Aujourd’hui, il est parfois trop présent alors que des outils collaboratifs parfois plus efficaces existent, mais ne sont pas encore suffisamment exploités. Pour Laurence Vanhee, on assistera dans quelques années, à la disparition de l’e-mail tel qu’on le connait aujourd’hui, pour en arriver à l’utilisation de plateformes collaboratives ou de "insent messaging", à savoir de messages très directs et instantanés de personne à personne. 

Mais ces adaptations prennent du temps. Les nombreuses personnes qui aujourd’hui sont débordées par l’"infobésité", cet afflux d’informations, doivent apprendre à s’approprier le média qui leur convient le mieux pour ce qu’ils veulent communiquer.

"Infobésité", est la contraction des mots information et obésité. Voilà qui en dit long sur le phénomène des boîtes mails qui débordent.

I.L. avec Michel Gassée

 

 

Newsletter info

Recevez chaque matin l’essentiel de l'actualité.

OK