Au palais 1 du Heysel, dans les coulisses de l’installation du plus grand centre de vaccination de Belgique

Catherine Bosman est infirmière en chef au CHU Saint-Pierre, le partenaire médical de cette opération. Dynamique, le GSM toujours à portée de main, c’est elle qui nous fait faire le tour du propriétaire et revient sur ce défi logistique.

Spécialisée également en médecine des catastrophes, elle est en charge de la coordination du centre de vaccination, pour la partie médicale. "On nous a appelé deux ou trois jours avant le 12 janvier. Ça a été extrêmement vite. On a eu une première réunion avec différents intervenants de la Cocom, du CHU Saint-Pierre qui a été mandaté pour l’organisation de toute la partie médicale. Et puis, avec les responsables de Brussels Expo qui fournissent le site, l’infrastructure et toute la logistique", détaille Catherine Bosman.

A ce moment-là, "on nous a fait part des objectifs. On nous a dit : 'pour le 1er février, vous avez le Palais 1 à disposition et vous devez être à même de vacciner 1000 personnes par jour, et un ou deux mois plus tard, 3600 personnes par jour'", raconte la coordinatrice médicale.

Il faut donc constituer les équipes, trouver le matériel, réactiver les partenaires. Pas une minute à perdre."Tout le monde est dans les starting-blocks", explique Inge Even, coordinatrice du projet au sein de la Cocom, dont le rôle a été de trouver les bons partenaires.

Des équipes et des corps de métiers qui ne sont pas nécessairement habitués à travailler de concert, mais qui ont le même objectif : "Rendre l’expérience de la vaccination la plus agréable possible."

Une fois les équipes constituées et les objectifs établis, place à la réalité de terrain où chaque détail doit être pris en compte, au risque de faire enrayer la machine. Face à ce projet "industriel", tel que le qualifie Catherine Bosman, il faut "parer à toutes les éventualités". "Quand on nous annonce le projet, la première chose qui nous vient en tête ce n’est pas du tout la structure logistique ou les procédures ou autres. On est experts là-dessus, ça ne nous pose aucun problème d’avoir une capacité de réaction très rapide", indique la coordinatrice médicale. Mais plusieurs défis et imprévus viennent compliquer la tâche.

• La "labilité des vaccins" : "se parer à tout"

En termes logistiques, il y a un élément très incertain, c’est la livraison et la distribution des vaccins. Le nerf de la guerre dont les modalités changent d’une minute à l’autre. Et là aussi, pour les équipes logistiques, il s’agit de réaliser des exercices de contorsionnistes.

En effet, au départ Pfizer avait annoncé pouvoir livrer plus de vaccins que prévu. Une bonne nouvelle qui avait permis aux autorités d’annoncer l’accélération de la vaccination. Finalement, la société a fini par annoncer, à brûle-pourpoint, un retard de livraison.

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Cette incertitude a des conséquences directes sur la logistique du centre de vaccination. "Nous, au départ nous étions partis sur le vaccin Pfizer. Donc nous avons défini toutes nos procédures de préparation, de conservation sur base de ça. Et la semaine dernière, on nous a dit 'non finalement ce sera du Moderna'. On doit donc revoir l’ensemble des procédures. Les modalités de conservation ne sont pas les mêmes, il fallait des congélateurs en plus. Et finalement cette semaine, nous sommes repassés à Pfizer. J’attends désormais de voir ce qui nous sera effectivement livré. On pare à tout. On se prépare à toutes les possibilités. On aura tout le matériel, toutes les procédures et on verra, in fine, ce qui nous arrive. Ces décisions ne sont absolument pas dans nos mains".

Du stress en plus qui impose "une agilité et une adaptation permanente". Le niveau de sécurité du Heysel a été renforcé par les autorités considérant l’importance de cette "denrée rare" qu’est le vaccin. Ils seront donc conservés, au-delà des protocoles sanitaires, sous très haute sécurité.

• Les applications IT au cœur du dispositif

Mais pour Catherine Bosman, outre les vaccins, le défi le plus important c’est la mise en place d’applications IT fonctionnelles."Les applications IT ne sont pas entre nos mains mais on en est dépendants. Le bon fonctionnement du dispositif est directement tributaire de la qualité de ces applications et de la manière dont elles ont été réfléchies". Et d’ajouter, "c’était ça le premier défi à ce moment-là, il n’était pas encore question de la non-disponibilité des vaccins".

En effet, la vaccination se fera en deux doses par personne. Il faut donc un outil pour pouvoir effectuer la traçabilité de la vaccination. "Vacciner n’est pas un geste anodin donc il y a toute une série de précautions à prendre et de traçabilité à enregistrer qui sont relatives aux épisodes qui peuvent survenir. Il peut y avoir des raisons de non-administrations, des effets secondaires mineurs ou graves et puis on doit savoir qui a été vaccinés", explique la coordinatrice.

A cela s’ajoute, la mise en place d’une application pour la prise de rendez-vous. Dans la mesure où les vaccins, notamment ceux de Pfizer et Moderna, doivent répondre à des procédures de conservation strictes et être préparés peu de temps (le jour même pour Moderna), avant d’être administrés, une application fonctionnelle de rendez-vous est indispensable pour éviter de gâcher de précieuses doses. "On estime qu’il y a entre 10 et 15% de personnes qui ne se présentent pas. Le risque c’est donc d’avoir des vaccins que l’on a préparés et qu’on ne pourra pas administrer", détaille-t-elle.

Le fait est que ces applications peinent à être mises sur pied et impossible de commencer le lancement du plus grand centre de vaccination de Belgique sans elles. Inge Neven, coordinatrice du projet pour la Cocom, explique de son côté qu’il "a fallu négocier avec le fédéral qui voulait sortir les applications pour le 1er mars, mais nous voulions aller plus vite. On devrait donc avoir la version définitive très prochainement. Quant à l’outil de traçabilité, il sera prêt cette semaine". Mais, précise-t-elle, "il se pourrait qu’il y ait des choses à régler, même après".

• Trouver le matériel nécessaire

Aux problèmes techniques et à l’incertitude provoquée par les retards de livraison de vaccins s’ajoute aussi la nécessité de trouver le matériel dans un délai très court et sur un marché où la demande mondiale explose. Il s’agit aussi bien de trouver les chaises de vaccination adaptées que les congélateurs médicalisés en passant par le chauffage à relancer ou encore la nécessité de trouver des flux laminaires, sorte de hottes soufflantes qui éviteraient les contaminations par particules.

A cet égard, l’expertise des équipes de Brussels Expo est indispensable. L’avantage c’est que Brussels Expo possède ses propres prestataires et sa propre équipe logistique, ce qui leur permet d’être plus réactifs, nous explique-t-on. Une équipe qui a l’habitude de fonctionner ensemble, même s’il a fallu rappeler le personnel après plusieurs mois de chômage temporaire.

Le premier défi c’est évidemment le délai. Un peu moins d’un mois, c’est court. Mais "gérer les imprévus et les livraisons, c’est notre business puisque nous sommes dans l’événementiel, souligne Emin Luka, en charge de Brussels Expo. C’est plutôt la partie médicale avec ses contraintes que l’on doit gérer et qu’on ne connaît pas forcément". Et d’ajouter, "cela a vraiment été un gros challenge pour Brussels Expo, tout le monde a été mis sous pression. Mais on a eu aussi beaucoup d’aide de la part de nos prestataires. Nombre d’entre eux ont fait des gestes, ils se sentent concernés par la pandémie en Belgique".

Même son de cloche du côté du responsable des achats du centre de vaccination, Benjamin Geraerts. Son rôle ? Dégoter l’introuvable en un temps record. "C’est un peu comme pour tous les évènements, mais le défi c’est effectivement le délai très court et le fait de devoir trouver les produits". Et d’ajouter, "les délais de production sont importants et il y a une forte demande. Et puis habituellement on connaît les articles, ici il s’agit de matériel médical qu’on ne connaît pas forcément".

A titre d’exemple, les congélateurs, commandés au gré des annonces sur les vaccins, sont en cours d’arrivage. Ils viennent du Danemark.

Un autre exemple est assez révélateur de cette synergie des compétences entre l’événementiel et le médical. Il s’agit de l’arrivage des chaises de vaccination qui prendront place dans les 20 boxes. De prime abord, on pourrait se dire, il s’agit de trouver des chaises, cela ne devrait pas être si compliqué.

Oui mais ces chaises doivent être lavables, donc pas de chaises en tissus. Et surtout, elles doivent être inclinables au cas où une personne ferait un malaise ou, plus grave, si elle fait un choc anaphylactique. Ainsi Catherine Bosman, pour la partie médicale, donne ses indications précises. De son côté, Benjamin Geraerts se charge de trouver le produit sur le marché.

Et c’est finalement en Italie que le responsable des achats du centre de vaccination va trouver ces chaises. Une première livraison de six chaises est en train d’être réceptionnée au Heysel. Les 14 restantes arriveront la semaine suivante.

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A cet égard, Catherine Bosman souligne, "le côté médical et le côté événementiel, on est sur le même tempo. On réfléchit aux solutions et on est très réactifs". "Se coordonner entre la partie organisationnelle et la partie médicale a été le plus gros défi. Mais par exemple, nous, on essaye de trouver des plans B au plan A quand celui-ci qui ne dépend pas de nous, mais des autorités, n’est pas encore prêt. Là-dessus, on travaille ensemble, en binôme", souligne de son côté Emin Luka, le COO de Brussels Expo.

Derrière les boxes de vaccination installés, il y a un énorme espace en train d’être décoré : écrans géants, lumières ambrées, arbres de décoration pour donner un côté végétal etc… C’est cela aussi la mission de ce centre de vaccination et des équipes en coulisses. Trouver le moyen de "rendre l’expérience positive".

Que ce soit la décoration, le marquage au sol, la mise en place d’endroits sécurisés et intimes en cas de problèmes ou encore la formation des vaccinateurs, garder l’aspect humain est au cœur des préoccupations de chacun qui s’affère dans ce hangar.

"Nous sommes des soignants avant tout. Donc on est extrêmement attentifs à la qualité de l’accueil. C’est d’ailleurs ce que l’on pointe dans le recrutement des personnes. Tout le monde a été briefé par rapport aux exigences, en termes de qualité d’accueil et de sécurité du processus. On ne veut aucune approximation par rapport à ça. On veut que l’expérience vaccination soit positive pour le citoyen, autant que possible, donc on veut rendre le dispositif le plus agréable possible", argue Catherine Bosman. Et elle ajoute, "et puis on veut que les soignants assurent leur fonction de base qui est la relation d’aide et la qualité d’accueil, outre la qualité du soin qui est prodigué".

Un cahier des charges bien rempli, des exigences à tous les niveaux et la pression autour de ce projet qui sera scruté de près ont accompagné les équipes logistiques. Il reste des choses à peaufiner mais le Palais 1 est quasiment prêt. Tout dépend maintenant des outils que les autorités doivent mettre en place et de l’arrivée des vaccins… "S’ils arrivent", ironise Catherine Bosman.